Indkaldelse til generalforsamling i Prime Office

19. marts 2024

Fondsbørsmeddelelse nr. 200/2024

Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Prime Office A/S

Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling, jf. vedtægternes § 7 og 8, til afholdelse

onsdag den 10. april 2024 kl. 14.00 hos

ARoS Kunstmuseum,
Auditoriet, niveau 3
Aros Alle 2, 2, 8000 Aarhus C.

Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår (dagsordens punkt 1) vil efter generalforsamlingen være tilgængelig på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk under "Investor Relations > Generalforsamling" og vil kunne rekvireres per e-mail ved henvendelse til selskabet (e-mail info@primeoffice.dk eller telefon +(45) 87 33 89 89.

Brevstemme kan ske helt frem til den 9. april 2024, kl. 12:00 (se venligst indkaldelsen for yderligere oplysninger). 

Dagsorden

1. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år.

2. Fremlæggelse af årsrapport for 2023 med revisionspåtegning til godkendelse, herunder beslutning om decharge for bestyrelse og direktion.

Bestyrelsen stiller forslag om, at årsrapporten for 2023 godkendes.

3. Vedtagelse af fordeling af overskud eller underskud efter forslag fra bestyrelsen.

Årets resultat på DKK 92,666 mio. er fordelt således mellem moderselskabet og ikke-kontrollerende interesser:

Moderselskabets aktionærer                   64,894 mio. DKK
Ikke kontrollerende interesser                   27,772 mio. DKK

Bestyrelsen foreslår, at der ikke udbetales udbytte.

4. Fremlæggelse af og vejledende afstemning om selskabets vederlagsrapport.

Selskabets vederlagsrapport for 2023 vedlægges som bilag 2.

5. Valg af medlemmer til bestyrelsen.

Knud Aage Hjorth stiller ikke op til valg.

Bestyrelsen stiller forslag om genvalg af Flemming Bent Lindeløv, Torben Hjort og
af Marie Vinther Møller.

Bestyrelsen stiller forslag om nyvalg af Søren Krarup. CV vedlægges som bilag 3.

Der henvises til selskabets ESG-rapport for 2023 for oplysninger om bestyrelsens kompetencer og oplysninger om de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsen opdaterede sin kompetenceprofil i 2023, og på baggrund heraf har bestyrelsen vurderet sine kompetencer enkeltvist og samlet. Kompetenceprofilen for bestyrelsen er også tilgængelig i selskabets ESG-rapport og på selskabets hjemmeside.

Ved vurderingen af sammensætningen af bestyrelsen og indstillingen af nye kandidater tager bestyrelsen hensyn til behovet for kontinuitet og fornyelse samt diversitet i relation til f.eks. alder, international erfaring og køn.

6. Valg af revisor.

Bestyrelsen foreslår nyvalg af Deloitte som revisor på baggrund af en indstilling fra selskabets revisionsudvalg.
Revisionsudvalget har i udvælgelsesprocessen lagt vægt på følgende kriterier: besiddelse af relevante kompetencer og erfaring med revision af finansielle virksomheder og ejendomsselskaber, effektiv revisionsproces med erfaring om tyske forhold, stor erfaring med børsnoterede danske selskaber samt et konkurrencedygtigt honorar.
Revisionsudvalget er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt aftale med tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer.    

7. Forslag fra bestyrelsen og eventuelle forslag fra aktionærerne.

7.1. Forslag om bemyndigelse til erhvervelse af egne aktier.

Der stilles forslag om, at bestyrelsen bemyndiges til i perioden frem til 1. april 2028, at lade selskabet erhverve egne aktier. Det samlede antal egne aktier må ikke overstige 20% af selskabets samlede selskabskapital, og vederlaget må ikke fravige den på erhvervelsestidspunktet fastsatte kurs på Nasdaq Copenhagen A/S med mere end 5 %.

Forslaget er en forlængelse af den nuværende bemyndigelse, som udløber 1. april 2027, og ser samtidigt forhøjet fra 15% til 20%.

Baggrunden for forslaget er at sikre selskabets bestyrelse størst mulig fleksibilitet i forhold til tilrettelæggelse af selskabets kapitalstruktur.

7.2. Forslag om bemyndigelse til kapitalforhøjelse.

Der stilles forslag om at forlænge de eksisterende bemyndigelser til kapitalforhøjelse i vedtægternes §. 5.6 (fortegningsretsemissioner) og §. 5.7 (rettede emissioner).

Baggrunden for forslaget er at sikre selskabets bestyrelse størst mulig fleksibilitet i forhold til sikring af selskabets kapitalberedskab.

Vedtægternes §. 5.6 og § 5.7 foreslås ændret således at de har følgende ordlyd:

5.6. Bestyrelsen er indtil den 1.4.2029 bemyndiget til ad en eller flere omgange at forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt 37.933.000 kr. aktier (svarende til 758.660 aktier a DKK 50 pr. aktie) ved tegning af nye aktier til markedskurs eller en lavere kurs, som fastsat af bestyrelsen, dog ikke under kurs pari. Forhøjelsen kan ske såvel ved kontant indbetaling, som på anden måde. Delvis indbetaling er ikke muligt. De eksisterende aktionærer skal have fortegningsret til tegning af det beløb, hvormed aktiekapitalen forhøjes. For de nye aktier skal gælde samme regler som for de nuværende aktier, herunder at aktierne er noteret på Nasdaq Copenhagen A/S og registreret i en værdipapircentral i andele på DKK 50, og at aktierne lyder på navn. De nye aktier skal være omsætningspapirer.

5.7 Bestyrelsen er indtil den 1.4.2029 bemyndiget til ad en eller flere omgange at forhøje aktiekapitalen med indtil nominelt DKK 37.933.000 (svarende til 758.660 aktier a DKK 50 pr. aktie) ved tegning af nye aktier til en kurs, der ikke er lavere end markedskursen. Forhøjelsen skal ske ved kontant indbetaling. Delvis indbetaling er ikke muligt. De eksisterende aktionærer skal ikke have fortegningsret til tegning af det beløb, hvormed aktiekapitalen forhøjes. For de nye aktier skal gælde samme regler som for de nuværende aktier, herunder at aktierne er noteret på Nasdaq Copenhagen A/S og registreret i en værdipapircentral i andele på DKK 50, og at aktierne lyder på navn. De nye aktier skal være omsætningspapirer.

8. Eventuelt.

Orientering om Aarhus Ø.

Efter generalforsamlingen inviteres til et aktionærmøde om Aarhus Ø.

Oplysninger til brug for deltagelse i og tilmelding til den ordinære generalforsamling

Prime Office A/S' aktiekapital på nominelt DKK 189.665.700 er fordelt på aktier a DKK 50. Hvert aktiebeløb på DKK 50 giver én stemme jf. vedtægternes § 10.1. Stemmeret på generalforsamlingen tilkommer aktionærer, der har indløst adgangskort jf. nedenfor.

I henhold til selskabets finanskalender for 2024 er selskabets årsrapport for 2023 offentliggjort 19. marts 2024, hvor den sammen med alle dokumenter relateret til generalforsamlingen kan downloades fra selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk.

Indkaldelsen, dagsorden og de fuldstændige forslag, oversigt over det samlede antal aktier og stemmerettigheder, formularer vedrørende tilmelding samt afgivelse af fuldmagt og brevstemme, dokumenter der fremlægges på generalforsamlingen, samt den reviderede årsrapport vil være tilgængelig på selskabets hjemmeside, www.primeoffice.dk, fra den 19. marts 2024 og frem til generalforsamlingen den 10. april i 2024.

Forslag under dagsordenens pkt. 2, 3, 4, 5, 6 og 7.1 kan vedtages med simpel majoritet, mens forslaget under pkt. 7.2 kræver vedtagelse med kvalificeret flertal, jf. selskabslovens § 106.

Aktionærer kan frem til datoen for generalforsamlingen stille spørgsmål om forhold, som er af betydning for bedømmelsen af årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt, eller om punkter, hvorom beslutning skal træffes på generalforsamlingen, ved skriftlig henvendelse til Prime Office A/S.

Selskabet vil bestræbe sig på at besvare sådanne skriftlige spørgsmål forud for generalforsamlingen. Spørgsmål og svar vil blive publiceret på selskabets hjemmeside.]
        
Registreringsdato

En aktionærs ret til at deltage i generalforsamlingen og afgive stemme på sine aktier fastsættes i forhold til de aktier, som aktionæren besidder den 3. april 2024 kl. 23:59 (registreringsdatoen). De aktier, den enkelte aktionær besidder, opgøres på registreringsdatoen på baggrund af aktionærens ejerforhold som noteret i ejerbogen samt i henhold til meddelelser om ejerforhold, som selskabet har modtaget med henblik på indføring i ejerbogen, men som endnu ikke er indført i denne.

Anmeldelsesfrist for deltagelse og adgangskort

Adgang til generalforsamlingen er betinget af, at aktionæren senest 5. april 2024, kl. 23:59, har løst adgangskort, jf. vedtægternes §. 10. Tilsvarende gælder en eventuel rådgiver for aktionæren eller dennes fuldmægtig.

Adgangskort rekvireres via Euronext Securities A/S' hjemmeside, euronext.com/cph-agm, eller ved at returnere tilmeldingsformularen, der kan downloades på selskabets hjemmeside, primeoffice.dk, enten pr. brev til Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 København, eller pr. e-mail til cph-investor@euronext.com.

Fuldmagt

Hvis De er forhindret i at deltage i generalforsamlingen, kan De give fuldmagt til at afgive de stemmer, der er knyttet til Deres aktier.

Fuldmagt skal være Euronext Securities A/S i hænde senest 5. april 2024, kl. 23:59 enten via Euronext Securities A/S hjemmeside, euronext.com/cph-agm, eller ved at returnere fuldmagtsformularen, der kan downloades på selskabets hjemmeside, primeoffice.dk, enten pr. brev til Euronext Securities A/S, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 København, eller pr. e-mail til cph-investor@euronext.com.

Brevstemme

De har endvidere mulighed for at afgive brevstemme, inden generalforsamlingen afholdes.

Brevstemme skal være Euronext Securities A/S i hænde senest 9. april 2024, kl. 12:00 enten via Euronext Securities A/S' hjemmeside, euronext.com/cph-agm, eller ved at returnere brevstemmeformularen, der kan downloades på selskabets hjemmeside, primeoffice.dk, enten pr. brev til Euronext Securities A/S, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 København, eller pr. e-mail til cph-investor@euronext.com..

Investorportalen kan for aktionærer tilgås her.

På bestyrelsens vegne

Flemming Lindeløv, bestyrelsesformand

Prime Office A/S
Sønder Alle 6,2
DK-8000 Aarhus C
Cvr.nr 3055 8642

www.primeoffice.dk

Bilag 1: Forslag til vedtægter gældende fra 10. april 2024

Bilag 2: Vederlagsrapport 2023

Bilag 3. CV for foreslået bestyrelsesmedlem Søren Krarup

Vedhæftede filer

Bilag 1 Vedtægter_10042024 _Indstilling Bilag 2 Prime Office vederlagsrapport 2023 Bilag 3 CV Søren Krarup Indkaldelse generalforsamling 10042024 PO

\Hugin